Caso de Éxito: Cómo auditar el inventario de 500 farmacias en menos de 90 días con tecnología global

Descubre cómo la metodología y tecnología global de RGIS, implementada por Invenssa, logró el conteo preciso de 500 farmacias a nivel nacional en tiempo récord.

En el sector retail y farmacéutico, la precisión en el control de existencias no es solo una métrica operativa; es el motor que sostiene la rentabilidad y la continuidad del negocio. Sin embargo, cuando una cadena de farmacias se enfrenta al reto de realizar un inventario físico en cientos de sucursales distribuidas por todo el país, las limitaciones de tiempo, personal y logística interna pueden convertirse en un cuello de botella crítico.

Hoy compartimos un caso de éxito internacional de RGIS, cuya metodología y herramientas tecnológicas de vanguardia son aplicadas localmente en Honduras por Invenssa, como franquicia oficial. Este proyecto demuestra cómo una estrategia estandarizada y la tercerización (outsourcing) correcta pueden transformar un desafío logístico masivo en un proceso eficiente, transparente y sin errores.

El Requerimiento: 1,000 tiendas, 3 meses y cero margen de error

Una de las cadenas de farmacias más importantes de la región se enfrentaba a una necesidad urgente: contar el stock total de 1,000 sucursales a nivel nacional en un periodo máximo de tres meses.

Debido a la enorme complejidad logística y las estrictas ventanas de tiempo, la dirección de la empresa tomó una decisión estratégica: dividir el proyecto entre dos compañías especializadas en inventarios. A RGIS se le asignó la mitad del reto: 500 tiendas distribuidas en todo el territorio nacional.

Para garantizar el éxito de la operación, el cliente estableció exigencias rigurosas:

• Experiencia comprobada en el manejo de productos e inventarios del sector farmacéutico.

• Cobertura nacional absoluta para atender sucursales tanto en la capital como en provincias alejadas.

• Conteos completos y minuciosos de todas las existencias dentro de las 500 farmacias asignadas.

• Estricto cumplimiento del plazo establecido (no mayor a 90 días).

• Entrega de informes de variación e inventario precisos, adaptados exactamente al formato de software del cliente.

• Cumplimiento riguroso de normativas sanitarias y protocolos de bioseguridad del momento.

  
  

La Solución: El Know-How y la Tecnología de RGIS en Acción

Para cumplir con un cronograma tan ajustado sin alterar el día a día comercial de las farmacias, se diseñó una estrategia operativa basada en la planificación y la alta productividad en campo:

1. Auditorías de Diagnóstico Previo: Antes de iniciar el despliegue general, los líderes de proyecto de RGIS realizaron visitas técnicas a las farmacias de mayor volumen. Esto permitió parametrizar el flujo de datos, entender los layouts de las tiendas y prever cualquier obstáculo logístico.

2. Células de Trabajo Especializadas: Se estructuraron equipos con auditores altamente experimentados y certificados. Para las zonas urbanas de alto flujo, un equipo de ocho auditores completó un promedio de cinco tiendas por día. Para la cobertura en provincias y zonas rurales, un equipo móvil de cuatro auditores logró optimizar rutas operativas alcanzando hasta nueve conteos diarios.

3. Control de Calidad en Tiempo Real: No se dejó espacio a la especulación. Se implementaron verificaciones de precisión en el 100% de las sucursales utilizando los terminales de escaneo inalámbrico patentados por la marca.

4. Conciliación Transparente antes de la Reapertura: Todos los informes de variación se generaron y revisaron de manera conjunta con el personal de cada farmacia directamente en la tienda. Ningún establecimiento retomaba operaciones comerciales hasta que las discrepancias quedaban completamente verificadas y validadas.

   
   

Los Resultados: Eficiencia que impacta en el balance financiero

El proyecto concluyó con un éxito operativo rotundo, demostrando que la tercerización con el aliado tecnológico adecuado ofrece resultados inmediatos:

• Precisión Absoluta: Conteo exacto y verificado de más de 13,000 unidades de stock.

• Compatibilidad de Datos: Entrega de informes consolidados y personalizados en el formato exacto requerido por los sistemas informáticos y financieros del cliente.

• Auditoría Colaborativa: El 100% de los artículos que mostraban variaciones en los registros teóricos frente al stock real fueron auditados físicamente en conjunto con el personal del cliente, garantizando la transparencia del proceso.

• Cumplimiento del Cronograma: El proyecto total de las 500 farmacias se completó con éxito absoluto dentro del plazo de tres meses exigido.

  
  

Invenssa: Llevando la precisión global al mercado nacional

¿Qué significa este caso de éxito para su empresa? En Invenssa, como franquicia autorizada de RGIS, no improvisamos. Implementamos en cada proyecto local el mismo know-how, los mismos procesos certificados y la tecnología de escaneo de clase mundial que hicieron posible este y miles de éxitos operativos a nivel global.

Ya sea que maneje una cadena de tiendas de retail, una red de farmacias, un centro de distribución o necesite un control estricto y etiquetado de sus activos fijos, en Invenssa transformamos la complejidad operativa en datos confiables para la toma de decisiones estratégicas.

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